Quelles sont les obligations de conservation ?
La loi impose à toutes les entreprises, soumises au droit français, une durée obligatoire de conservation des documents et de toutes pièces justificatives afférentes à la gestion de l’entreprise.
C’est dans ce but que YouriCRM dispose d’un module de Gestion Electronique Documentaire afin de centraliser et de conserver les données pour se conformer à la législation en vigeur.
Quelles sont les durées de conservations prévues par la législation française.
Quelles sont les durées de conservations prévues par la législation française ?
Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale | 5 ans |
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) | 5 ans |
Document de transport de marchandises | 5 ans |
Déclaration en douane | 3 ans |
Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Type d’impôt | Durée de conservation |
|---|---|
Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans |
Impôts sur les sociétés pour les entreprises individuelles, les sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) | 6 ans |
Impôts directs locaux (taxes foncières …) | 6 ans |
Cotisation foncière des entreprises (CFE: CFE : Centre de formalités des entreprises) et CVAE: CVAE : Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises | 6 ans |
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA: TVA : Taxe sur la valeur ajoutée et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) | 6 ans |
Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
Statuts d’une société, d’un GIE: GIE : Groupement d’intérêt économique ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS: RCS : Registre du commerce et des sociétés) |
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans |
– Registre de titres nominatifs – Registre des mouvements de titres – Ordre de mouvement – Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation |
Feuille de présence et pouvoirs | 3 derniers exercices |
Rapport du gérant ou du conseil d’administration | 3 derniers exercices |
Rapport des commissaires aux comptes | 3 derniers exercices |
Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans |
Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. | 5 ans |
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an |
– Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail – Vérification et contrôle du comité social et économique – CSE (ex-CHSCT) | 5 ans |
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans |
Que prévoit la loi en cas de non-conformité ?
En cas de non-conformité, aux exigences décrites ci-dessus, les sanctions sont les suivantes :
- La non-délivrance de ces pièces peut être sanctionnée d’une amende de 1 500,00€ par pièce non transmise, le montant total de cette pénalité ne pouvant toutefois pas excéder 50 000€.
- En cas de refus de transmission des documents sollicités, d’obstruction avérée par l’administration fiscale ou d’absence d’archivage des pièces justificatives, une amende forfaitaire de 10 000,00€ peut être appliquée.
Textes de loi
Liens vers les textes de loi de référence :
- Des obligations comptables applicables à tous les commerçants. (Article L123-22)
- De quelques délais et points de départ particuliers. (Article 2225)
- Obligation et délais de conservation des documents (Article L102 B)
- Conservation des contrats conclus par voie électronique (Article L213-1)
- Conservation des documents nécessaires au recouvrement ou au contrôle des cotisations et contributions sociales (Article L243-16)
- Opposition à fonction et obstacle au contrôle de l’impôt (Article 1735 quater)