Gérer le temps, pour les PME, un casse-tête ? Pas nécessairement. La feuille de temps, bien utilisée, peut être votre meilleur allié. Vous gagnerez en efficacité et réduirez vos coûts. Sur cette page, nous vous dévoilons comment la mettre en place et simplifier la facturation liée aux heures travaillées. Des conseils pragmatiques pour une gestion de l’emploi du temps finement optimisée.
La facturation du temps passé, un problème pour les entrepreneurs
Le télétravail, très en vogue depuis la période pandémique, favorise les activités en freelance. Beaucoup d’entre eux facturent leurs prestations au temps passé.
Or si ce modèle présente des avantages, il peut également poser certaines difficultés pour les prestataires, qu’il s’agisse de freelance en micro-entreprise (ex-auto entreprise) ou de salariés, et les entreprises qui ont recours à eux.
Le suivi précis du temps passé sur chaque tâche peut en effet se révéler compliqué. Particulièrement lorsque le prestataire gère plusieurs projets ou clients à la fois. Cela peut entraîner des imprécisions dans la facturation, et donc une perte de revenus potentielle.
Des solutions existent. L’utilisation de la feuille de temps peut aider à suivre de manière précise le temps passé sur chaque tâche ou projet. Elle permet d’établir une facturation plus juste, d’optimiser l’emploi du temps et de renforcer la transparence avec le client.
Qu’est-ce qu’une feuille de temps ?
La feuille de temps est un outil de gestion qui assure une traçabilité rigoureuse du temps consacré à différentes tâches au sein d’un projet.
Structurée généralement sur une base hebdomadaire, elle décompose les activités réalisées chaque jour. Pour des projets demandant un suivi plus fin, une structuration quotidienne est aussi envisageable.
En détaillant l’investissement en temps pour chaque tâche, la feuille de temps permet d’organiser et de planifier le travail de manière adéquate. Elle est cruciale pour aligner les efforts avec les objectifs définis, veillant ainsi à ce que le projet avance dans la bonne direction.
L’objectif ultime de cet outil est de maximiser l’efficacité en garantissant que les ressources de temps sont utilisées judicieusement, assurant l’atteinte des objectifs dans les délais impartis.
Quel est l’avantage de la feuille de temps ?
L’utilisation des feuilles de temps présente de nombreux avantages pour un entrepreneur ou une entreprise.
- Contrôle du temps de travail : la feuille de temps permet de suivre avec précision le temps réellement investi dans chaque tâche, évitant ainsi les exagérations ou les sous-estimations.
- Evaluation de la rentabilité des projets : le suivi détaillé du temps passé permet de s’assurer que l’investissement en temps ne dépasse pas les estimations validées par le client.
- Surveillance des processus et détection des anomalies : en rendant visible le temps consacré par chacun, ces outils offrent un indicateur de contrôle pour identifier les tâches qui prennent trop de temps, ce qui pourrait indiquer un processus inefficace ou une contrainte excessive.
- Autonomie des employés : les feuilles de temps favorisent la prise de conscience de l’importance de la gestion individuelle du temps et la responsabilisation face à sa contribution au projet.
- Optimisation des processus : la feuille de temps peut être intégrée à des systèmes automatisés de suivi, libérant ainsi du temps pour des activités plus productives.
Les feuilles de temps agissent comme un levier pour une organisation améliorée et une gestion plus efficace des ressources et des projets.
En offrant une visibilité sur le temps nécessaire à chaque tâche, elles facilitent la planification. Elles aident aussi à repérer les points de blocage et permettent d’ajuster les priorités pour améliorer l’efficacité globale.
Comment faire une feuille de temps ?
La feuille de temps peut prendre différentes formes. Elles dépendent des spécificités et des besoins de l’entreprise.
Des logiciels comme Word ou Excel peuvent être utilisés pour créer des feuilles de temps basiques. Mais il existe aujourd’hui de nombreuses applications spécialisées telles que Clockify, Harvest, ou encore Mobile Punch.
Ces outils offrent des fonctionnalités bien plus avancées. Ils sont conçus pour automatiser le processus de suivi, offrant une précision accrue et un gain de temps significatif.
Voici quelques étapes à suivre pour créer une feuille de temps efficace :
- Intégrer les détails essentiels du projet : cela peut comprendre les dates, les heures de travail, les pauses, les ressources et les tâches à accomplir.
- Automatiser le calcul des heures travaillées : si vous utilisez un tableur comme Excel, utilisez les formules pour calculer automatiquement le total des heures travaillées. Les applications citées plus haut incluent cette fonctionnalité.
- Ajouter les informations personnelles de l’employé : comme le nom, le numéro d’identification et la période de paie.
L’objectif consiste à créer une feuille de temps à la fois simple, complète et facile à lire. Les logiciels dédiés au suivi du temps rendent ce processus bien plus fluide et précis, optimisant ainsi la gestion du temps au sein de l’entreprise.
YouriCRM, la solution pour mieux gérer son entreprise
La gestion administrative requiert des solutions efficaces pour minimiser la perte de temps. Découvrez YouriCRM, un outil tout-en-un conçu pour simplifier le quotidien des professionnels avec des fonctionnalités clés (liste non exhaustive) :
Comptabilité :
- Création aisée de factures et devis.
- Suivi rigoureux des impayés avec modèles d’e-mails pour relances.
- Importation illimitée d’écritures bancaires.
- Facilitation du rapprochement bancaire.
- Rapports mensuels exhaustifs incluant écritures et notes.
Gestion Documentaire :
- Importation et classification intuitive de documents.
- Ajout de tags pour des recherches optimisées.
- Prévisualisation, exportation et impression de fichiers en quelques clics.
Volet Commercial :
- Gestion de campagnes marketing intégrée.
- Suivi commercial précis.
- Calendrier partagé avec alertes e-mail pour les rendez-vous.
- Création d’opportunités et gestion de catalogue produits.
Analyse des Performances :
- Tableaux de bord détaillés.
- Analyse de l’évolution des ventes et du chiffre d’affaires annuel.
- Répartition du chiffre d’affaires par client pour des insights approfondis.
Fonctionnalités Bonus :
- API pour l’intégration de services tiers (bêta).
- OCR pour la capture automatique de documents.
- Agrégateur bancaire pour une collecte automatique d’écritures.
- Intégration de Clockify pour le suivi du temps.
En intégrant Clockify, YouriCRM propose une solution efficace pour le suivi du temps. Les heures travaillées sont directement enregistrées dans la fiche du client. Pour facturer ces heures, il suffit simplement de cliquer sur le bouton « Ajouter ».
Cette fonctionnalité offre un suivi en temps réel de chaque tâche, simplifiant ainsi considérablement le processus de facturation. Elle permet non seulement d’éviter les oublis, mais aussi de gagner du temps lors de l’enregistrement et de la facturation.
Avec YouriCRM, la facturation du temps devient une démarche simple et transparente, vous permettant de focaliser vos efforts sur l’essentiel : le développement de votre entreprise. Ce logiciel, à la fois stratégique et abordable (consultez les tarifs ici), qui ouvre la voie à une gestion efficace et un succès durable.
YouriCRM est l’outil tout-en-un qui centralise toutes les fonctionnalités nécessaires pour une administration fluide et performante.
