Préambule
La Gestion Electronique Documentaire de YouriCRM est un système visant à faciliter la conservation des documents de l’entreprise, en offrant une interface de gestion et une conservation simplifiée.
Notez que YouriCRM ne conserve que les fichiers au format PDF.
Intégration des documents
L’intégration des fichiers se fait à travers deux méthodes :
- Par mail : chaque espace YouriCRM possède sa propre adresse email afin de collecter les fichiers.
- Par le navigateur : une page de chargement des fichiers permet l’ajout de fichier par sélection ou par simple Glisser/Déposer
Une fois déposés, les fichiers sont disponibles dans la GED avec un statut en de traitement.
Typologie documentaire
Quelles sont les 3 catégories de fichiers gérés par YouriCRM :
- Les pièces comptables : toutes les pièces relatives à la comptabilités telles-que les factures, les tickets de caisse, les avoirs, etc.
- Les pièces diverses : toutes les pièces nécessaires à la gestion de votre entreprise, à savoir les devis des fournisseurs, les bons de livraison, les bons de commande, etc.
- Les documents annexes : cette arborescence est libre, elle vous permettra de créer les dossiers et les sous-dossiers qui semblent nécessaire à la gestion de votre entreprise.
Les pièces comptables
Le but de ces documents est de pouvoir justifier toutes les opérations financières de l’entreprise ; ces pièces sont donc automatiquement rattachées aux écritures comptables (FEC).
Une règle de gestion autorise la suppression de ces documents uniquement si l’écriture rattachée n’est pas lettrée ; dans ce cas il sera impossible de supprimer le fichier.
Exemple d’écriture comptable.
Les pièces diverses
Ces pièces sont généralement rattachées aux portefeuilles clients, fournisseurs ou salariés, souvent à des fins de conservation de pièces d’ordre contractuel ou fiscal.
Vous pourrez les retrouver directement depuis les fiches fournisseurs ou clients.
Fiche client.
Les documents annexes
Ces documents sont classés dans Mes documents annexes accessibles depuis l’Explorateur de fichier.
Explorateur de fichier.
